¿Qué significa estandarizar?
La Real Academia Española de la Lengua (RAE) define la palabra ‘Estandarizar’ como ‘tipificar, ajustar algo a un tipo o norma’. Del sustantivo estándar, ‘Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia’.
Habitualmente, empleamos la palabra ‘Estandarizar’ para hacer referencia a métodos de trabajo y formas de hacer las cosas iguales por todos los individuos. Entendiendo que esa forma de ejecutar una tarea es la mejor hasta el momento y que no existe un método más eficiente o eficaz de realizarla.
Un error común es pensar que la estandarización, debemos emplearla cuando varios individuos ejecutan una misma tarea y pretendemos que todos ellos la desarrollen exactamente de la misma forma.
En realidad, la afirmación anterior es falsa y debemos entenderla como el mecanismo que nos permite repetir una tarea siempre de la misma forma, tanto si la ejecuta la misma persona como si lo hacen varias.
Estandarizar significa realizar una operación de la misma forma, independientemente de si esta tarea la ejecuta la misma persona como si lo hacen varias.
Estandarizar va ligado al cerebro
Quiero matizar, antes de nada, que hay un conocido refrán español que dice: ‘Cada maestrillo tiene su librillo’… y no mas lejos de la realidad, este refrán viene a decir que, por mucho que nos empeñemos, al final cada individuo dispone su manera de hacer las cosas, por mucho empeño que le pongamos a que exista un patrón igual de comportamiento.
Esto significa un punto de alerta. Por fácil que parezca definir el concepto de estandarización, en realidad es complejo lograr tal fin.
En las funciones de cualquier función de middle management, deben estar contempladas funciones de validación y control de los estándares de trabajo.
Detrás de la intención de estandarizar debe existir, al menos durante un periodo, un control que el estándar sea ha integrado adecuadamente en el equipo. Este, debe comprender la razón del estándar, la secuencia de operaciones, el impacto de no cumplirlo, etc.
Llegados a este punto, es lógico pensar que una de las funciones del middle management en su rutina diaria de gestión, es el cumplimiento de los estándares de trabajo. Sin ir mas lejos, cada uno de los puestos de trabajo, debe contemplar los siguientes tipos de instrucciones o pautas de funcionamiento.
No perdamos de vista que el cerebro humano es vago por naturaleza. Esto implica que un patrón aprendido per este es difícilmente modificable a no ser que exista una autoexigencia propia basada en la repetición continua y sistemática del nuevo estándar.
El objetivo de la repetición es forzar al cerebro a desaprender un patrón adquirido y asumir la nueva forma de hacer la tarea.
Es por ello que, para facilitar la tarea de repetición continua y sistemática para que un patrón quede grabado en el subconsciente, podemos emplear diferentes métodos.
Métodos para estandarizar
Al hilo del articulo ‘El método Kaizen, a 5 días del éxito’ donde reflejábamos la importancia de estandarizar las acciones implementadas para evitar la repetitividad del problema inicial, existen diferentes mecanismos que ayudan a ello.
No perdamos de vista que lo fundamental es generar una repetición continua y sistemática para que el cerebro desaprenda lo que sabe y aprenda la nueva operación.
Para ello, nos podemos apoyar en:
- Validación de inicios: revisión inicial de los parámetros críticos o de funcionamiento de un proceso para asegurar que no habrá un fallo en funcionamiento.
- Autocontroles: revisiones de calidad en continua que aseguren que el producto que se entrega cumple especificaciones de cliente.
- Contenedor rojo: contenedor en el que se ubica todo de rechazo para su posterior análisis.
- Poka Yoke: dispositivo anti error que asegura que un error se propague.
- Gestión Visual: pautas visuales (formas, colores, señales, siluetas…) que evidencias un defecto o problema.
- Panel de defectos: pizarra visual que aporta información de los defectos más habituales y anotaciones correspondientes.
- One Point Lesson: instrucción que establece la forma de operar.
- Checklist: lista de checkeo de puntos para asegurar no olvidar ninguno
- Diagrama de Proceso: representación gráfica de las funciones y tareas a desarrollar de forma secuencial.
Tal y como decía Taichi Ohno, el artífice del Toyota Production System (TPS), ‘Sin estándar no hay mejora’ y es que, al fin y al cabo, si no tienes definido cómo debe funcionar un proceso, ¿Cómo vas a saber si puede mejorar o no?
