El otro día me quedé alucinado viendo un video de cómo un software de Inteligencia Artificial de Microsoft utilizado para la reingeniería de procesos y cómo este era capaz de interpretar un workflow de “Aprobación de una Orden de Compra” e identificar el principal cuello de botella del mismo. No solo eso, sino que se le pide al software solucionar el problema y este propone hacer un flujo alternativo para mejorar la situación. Cuando además le pedimos al software crear el flujo alternativo, este le crea el workflow que considera más eficiente.
Esto lo vi en una conferencia donde participó el CEO de Microsoft.
Os dejo el video para que accedáis al minuto 1:56 y lo veáis vosotros mismos.
¿Estamos ante un cambio en la reingeniería de procesos? ¿Emplearemos verdaderamente la AI para que nos proponga mejoras de procesos? ¿Serán verdaderamente efectivas estas mejoras sobre la organización?
La rigidez de los procesos dentro del ERP
La reflexión que hay detrás creemos que debe ser más profunda.
Tras años de experiencia lidiando con múltiples empresas, equipos y flujos de trabajo, os puedo garantizar que los flujos de trabajo y los procesos representados gráficamente en un papel no se parecen a la realidad de lo que sucede.
Sin querer entrar en controversias, los mapas de proceso representados gráficamente reflejan el flujo hipotético que debería funcionar y el que está configurado en los ERP’s de las compañías; un flujo de trabajo en la mayoría de las situaciones rígido y estandarizado que opera dentro del ERP y que permite centralizar el control desde headquarters.
Sin embargo, estos procesos no contemplan excepciones (que por cierto son habituales), anomalías en la operativa o problemáticas del día a día… En ocasiones, son tan rígidos que los actores de este, a falta de capacidades del sistema, deben ejecutar tareas fuera de sistema para poder operar de forma correcta. Así, un largo etcétera. Factores que, después de todo, son el pan de cada día en el equipo de operaciones.
Me quedo con una frase del CEO Microsfot:
“El 90% de la falta de productividad de las empresas es debido a los procesos internos”.
Y añado, “y a cómo los equipos y los individuos operan y gestionan en dicho proceso”.
Ahora mismo, si tuviésemos que impactar en la productividad, apostamos más por la automatización de tareas, impulsando lo que Toyota denominada Jidoka, automatización con un toque humano. Con esto, eliminamos tareas repetitivas, rutinarias y sin valor añadido para el equipo.
Más allá de eliminar y automatizar, la implementación sí importa
Por otro lado, como si el proceso dibujado en el software fuera todo, quiero entrar en otro aspecto en la reingeniería de procesos fundamental, la gestión del cambio. Algo que nadie te explica, pero todos practicamos. Como si de algo innato se tratara, hacer evolucionar equipos y organizaciones implica gestionar cada individuo de la forma adecuada para lograr que el cambio suceda. No todos estamos en el mismo saco.
Por poneros un ejemplo cotidiano: a pesar que tratéis de educar a vuestros hijos del mismo modo y con el mismo patrón, ¿verdad que tenéis que actuar de modo distinto con cada uno para intentar (y recalco intentar) conseguir el mismo resultado?
Con la gestión del cambio y la implementación de nuevos procesos sucede igual.
Dando por hecho que la AI sea capaz de detectar correctamente las ineficiencias del proceso, ¿gestionará también la AI el proceso de cambio? ¿Acompañará a personas y equipos a integrar esa nueva forma de trabajo?
Ahí lo dejo. A reflexionar.
