Es habitual en muchas organizaciones industriales encontrarse ante la tesitura de querer mejorar los resultados de costes, competitividad, productividad, eficiencia o motivación para cumplir los objetivos anuales y tener la sensación que ya está todo hecho. Y digo ‘tener la sensación’, porque al fin y al cabo, es solo una sensación.

Hagamos un par de pasos atrás para entender dos conceptos previos. Las organizaciones, sean industriales o no, son organismos vivos que mutan y evolucionan según cambian sus clientes, la tecnología y las personas que la constituyen. Esto supone que, para comprender la causa a los resultados obtenidos, debemos acotar el problema desde la perspectiva de sistema.

Según la RAE, un ‘sistema’ es un conjunto ordenado de elementos que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí.

Una organización es un sistema o conjunto de recursos (materiales, humanos y de información) que, siguiendo unas sistemáticas de trabajo y procesos, transforman unos requerimientos de un cliente en un producto o servicio. Para comprender, por tanto, qué afecta a los resultados obtenidos, es preciso trabajar bajo 4 dimensiones del cambio. Estas 4 dimensiones, conforman el denominado Ecosistema de Mejora Continua:

Las 4 caras de los ‘Ecosistemas de Mejora Continua’

Sistemas de Gestión

Esta dimensión es la encargada de generar las rutinas y los sistemas para que los equipos de trabajo sean capaces de detectar desviaciones que se generan en los resultados de su parte del negocio. De algún modo, da mecanismos para que los equipos puedan enfocar sus planes de acción y corregir la situación indeseada. Es la base de un Ecosistema de Mejora Continua; el resto de dimensiones, dotará de herramientas de cambio para impulsar estos resultados.

Indicadores los encontramos en todos los rincones de la organización, pero a medida que descendemos en el organigrama, el grado de gestión se reduce a costa de una mayor carga de tareas. Sin embargo, en una organización, todos somos gestores de una parte del negocio y cada uno aporta su granito de arena a los resultados. Esto significa que cada una de las personas de una organización, desde el CEO hasta el operario de línea, debe conocer el impacto de sus decisiones en el negocio. El único modo, es cuantificar nuestras decisiones en KPI’s que midan la evolución del negocio.

A partir de aquí, las rutinas diarias de gestión permitirán a los equipos detectar desviaciones sobre la que tomar una decisión de actuar para corregir el performance del proceso.

Desarrollo de Personas

El talento de la organización representa un elemento clave para la ventaja competitiva. Sin duda alguna.

A medida que la organización evoluciona, las competencias técnicas de sus equipos deben adecuarse con el negocio, de lo contrario, con el paso del tiempo, supondrán un freno para los resultados y una pérdida de competitividad frente al resto de players.

El desarrollo de las habilidades y competencias de las personas en la organización representa una dimensión indispensable atendiendo a los requerimientos del puesto. Con ello debemos asegurar que existe una alineación perfecta entre el grado de conocimiento del equipo o individuo y las habilidades que dispone.

Asociado a ello, cada individuo debe tener un plan de desarrollo continuo con una evaluación del desempeño anual que garantice el perfecto alineamiento entre habilidades y necesidades.

Mejora de Procesos

Los procesos son la consecución de tareas que, concatenadas de la manera correcta, transforman unas entradas en unas salidas.

El diseño de los procesos y el hecho que dispongan de operaciones de No Valor Añadido consume recursos materiales, de tiempo y humanos, que afecta a los resultados del negocio.

Bajo estas premisas existen herramientas y mecanismos para analizar, entender y transformar un proceso y, con ello, incrementar sus ratios de productividad, eficiencia y efectividad, siendo capaces de entregar un mayor output con menos recursos asociados.

Digital

Más allá de materiales y personas, en una organización existen toneladas de información que fluyen por los sistemas. La digitalización, favorece y permite que los equipos de trabajo operen más coordinados y alineados, favoreciendo la comunicación y la toma de decisiones.

Las tecnologías y la digitalización, están ayudando a reducir ‘waste’ de los procesos y sistemas de información, dedicando los recursos a lo que realmente aporta valor y a tomar las decisiones correctas en el momento oportuno.

Dicho esto, ponte en situación. Imagínate que tienes la responsabilidad de mejorar los resultados de competitividad, productividad, eficiencia o motivación. Ahora que sabes lo que significa Ecosistema de Mejora Continua, trata de comprender el problema desde la perspectiva sistémica explicada. Reflexiona tu realidad y acota el problema desde las 4 dimensiones expuestas.