El propósito mueve fronteras. No hay fuerza más desmesurada que las ganas y necesidad por lograr algo. En este caso, os hablamos de la productividad personal.

En nuestro paso por múltiples empresas, nos encontramos de forma habitual la desmotivación por la incapacidad de ser productivo a nivel personal. Nos pasa a todos. Llegas a la oficina con la buena voluntad de completar varios temas y ni tan solo has arrancado el ordenador que ya te están persiguiendo sobre un tema u otro.

Te damos a continuación algunos #tips, ideas o pautas para que puedas guiarte en tu camino de la productividad.

Gestionar la planificación de tareas para ganar en productividad personal

#1 El listado de tareas diario

Inicia la jornada creando un listado de tareas que desees completar durante la jornada y una vez lo tengas, priorízalas según la urgencia con la que se necesiten. Escríbelo en un postit, serás más rápido; pégalo en la pantalla del ordenador, así este siempre lo tendrás visible.

Este simple ejercicio cada mañana te ayudará a focalizarte a tu objetivo a corto plazo. No procrastines. Si lo has escrito en la lista, debe hacerse. Considera escribir en la lista incluso llamadas o emails por contestar, conversaciones pendientes, etc…

A medida que finalices tareas, táchalas de la lista, pero no las borres.

Al finalizar la jornada, revisa el listado. Celebra y alégrate de haber terminado algunas y prepara las que no has terminado para el día siguiente.

Sé realista, no ambicioso. El exceso de ambición juega un papel desmotivante. Cuando te das cuenta de que nunca terminas lo que te propones, el cerebro produce energía negativa que hace que pierdas tu foco. Escribir un listado corto pero realista, te ayudará más.

#2 Planifica tus descansos.

Los descansos planifícalos y organízalos en tiempo y forma.

Aprovecha además estos descansos para encontrarte con alguien y seguir construyendo relaciones de confianza y compañerismo con tus colegas de trabajo, eso te ayudará a ganar complicidad.

De forma más o menos rutinaria, todos nosotros tenemos un patrón de día que se cumple de forma repetitiva. Es importante dedicar un tiempo a conocer y analizar dicho patrón para que seamos capaces de planificar nuestra dedicación según él. Debemos tener en cuenta momentos del día en los que tendremos más o menos energía. En la medida de lo posible, planifica algún pequeño descanso en estos momentos de mayor agotamiento mental.

#3 Utiliza las opciones de priorizar email

Toda plataforma de gestión de emails nos da la opción de priorizar su contenido con, por ejemplo, unas estrellas de colores. Utilízalas para crearte una prioridad.

Del mismo modo, marca un email como ‘Mensaje no leído’ una vez detectes que sobre ese email tienes una tarea por hacer. Si además la tarea es importante, márcala con la estrella de color que corresponda.

Formas de conectarse con la gente para ser más productivo a nivel personal

#4 Una llamada evita multitud de emails

¿Cuántas veces se ha alargado un tema varios días entre emails de preguntas y respuestas cuando podrías haberlo cerrado en una conversación de 10 minutos?

Hay que desintoxicarse del email. Sin más.

Tendemos a pensar que al mandar un mail ya está ‘el tema’ lanzado y, en realidad, este entra en un estado de espera hasta que el receptor lo gestiona. Hemos activado un proceso que puede durar horas o días. Llama. Utiliza la comunicación verbal. Más ágil. Menos errores de interpretación. Más fiable. Pero, sobre todo, más humana.

#5 Reuniones efectivas y dirigidas por cronómetro y moderador

Nos gusta la retórica. Tenemos la sensación de que cuanto más hablamos en una reunión, mejor preparados estamos y mayor sensación de control damos. En realidad, todo lo contrario. Generamos poca productividad y cansancio al resto de asistentes.

La comunicación en una organización crece de forma exponencial a medida que crece el equipo. Si esta retórica la multiplicamos por todos los individuos asistentes a la reunión, el resultado es un desespero por parte de los asistentes.

Primer consejo: reduce tu retórica y recuerda a los asistentes a ir al grano en su exposición.

Segundo consejo: no sirve de nada marcar un tiempo de reunión si no utilizamos un cronómetro. Sí, un cronómetro. Mide el tiempo de exposición de cada uno y cierra su turno al terminarse el tiempo.

Tercer consejo: la figura del moderador. Crea la figura que distribuya el turno de palabra y se asegure que no nos desviamos del foco de la reunión.

Marca reglas de interacción con otros, eso te ayudará a ser más productivo personalmente

#6 Limita tu conexión digital

Las horas de trabajo son para trabajar, no para consultar redes sociales ni interactuar con amigos.

Utiliza los tiempos de descanso para ello y pon el teléfono en silencio para evitar distracciones al respecto. Los modos de ‘No molestar’ o de ‘Silenciar’ son configurables en la mayoría de los teléfonos, de tal modo, que puedes seguir recibiendo llamadas personales urgentes, si fuese el caso.

#7 Proponte espacios de ‘no interrupción’

Para ser productivos, necesitamos bloquearnos espacios en nuestra agenda personal para hacer las tareas. Proponlos al inicio de la jornada. Define inicialmente una lista de normas bajo las cuales podrás detener tu espacio de ‘no interrupción’. Cumple con tu compromiso.

Asegúrate que el resto de compañeros es capaz de ver que estas en modo ‘no interrupción’ para evitar distracciones.

Pon en práctica estos pequeños consejos desde el primer día y notarás una mejoría en tus tareas diarias. Es cierto que no todo es controlable y, por tanto, debemos aceptar que somos un organismo en un ecosistema de individuos cada uno con sus prioridades y necesidades. No trabajamos solos, sino que nos nutrimos de otros para generar nuestro valor añadido, por tanto, no podemos aislarnos.

Sin embargo, y a pesar de no poder aislarnos del resto, estos #tips nos pueden ayudar a reducir el muda de nuestros quehaceres diarios. Practícalos de forma rutinaria.