En el artículo anterior ¿Qué es el MUDA? se introducía el concepto de Muda, como base necesaria para que los equipos sean motores del cambio e innovación dentro de la organización pero no se explicó los tipos de muda que existen. Recordemos, que la cultura lean, pretende en su máxima expresión el desarrollo de la capacidades de cada individuo y potenciar su creatividad para que sean ellos los que impulsen la mejora en las actividades que realizan en su día a día.

¿Te ves capaz de hacer esta práctica?

Es preciso por tanto, llegados a este punto, profundizar en el concepto del muda, viendo un poco más a fondo sus tipologías y los aspectos a tener en cuenta en su aplicación.

Antes de nada, vale la pena llevar a cabo un ejercicio práctico en 2 fase. Primeramente, sitúese en algún lugar de su planta/oficina des de donde pueda observar las operaciones de un proceso y su equipo de trabajo. Mientras lo observa detenidamente durante 1 o 2 horas, anote en una libreta todas las tareas y quehaceres que este equipo realiza y que usted considera que no aportan valor. No escatime en nada. No cuestione ni justifique cosas incongruentes que vea. Todo lo que usted considere, anótelo.

Una vez finalizado esta práctica, ¿Qué opina? ¿Cuántas cosas ha anotado?

Al finalizar la lectura de este artículo y cuando haya aprendido las tipologías de muda que existen, le invito a que realice nuevamente el ejercicio, exactamente de la misma manera, pero esta vez, con algo mas de conociendo sobre el muda en nuestro entorno. ¿qué tal ahora? ¿ha podido detectar mas ejemplos de No Valor Añadido en esta ocasión?

Mudas, aspectos clave a tener en cuenta

Un factor a considerar, es entender que las tipologías de muda son de aplicación en múltiple entornos, sean productivos, de gestión, de servicios, sanitarios, etc. Independientemente del entorno, su detección nos debe impulsar a definir un plan de trabajo para eliminarlos.

Otro aspecto habitual en las organizaciones, es la detección del muda y aplicación de alguna solución, sin evaluar previamente si esta solución dificulta algún otro proceso. Dentro del ejercicio de detección y evaluación del muda, debemos analizar las causas raíz de forma global para que el impacto de la mejora sea real. No practiquemos aquello de ‘vestir un santo para desvestir a otro santo’.

Como último punto a destacar. No escatime en nada. No cuestione ni justifique cosas incongruentes que vea. Uno de los errores mas habituales es justificar que aquello que hacemos es necesario hacerlo de esta forma. Una mente creativa, asume que todo es cambiable y todo puede hacer de formas diferentes. Por tanto, evite caer en la tentación de justificar las cosas y observe des de una perspectiva crítica.

Tipos de mudas

Históricamente han existido 7 tipologías de muda. Con el tiempo un octavo ha ido tomando relevancia poniendo al talento en el centro de la organización.

• Sobreproducción o sobregestión

Todas aquellas actividades o procesos que se ponen en marcha sin que sea estrictamente necesario.

En general es un tipo de muda que hace poner en marcha “toda la maquinaria” por lo que se consumen recursos para obtener unos resultados que no se utilizaran, esclavizando recursos de la organización. Por ejemplo, la generación intensiva de informes y datos sin que todo ello se utilice o la llegada de muchos camiones a descarga sin tener espacio para el almacenamiento de todo, obligando a dedicar tiempo a reubicar materiales.

• Stock, Inventario o Acumulación

Toda aquella acumulación de materiales o información “parados” a lo largo del proceso que no se está transformando. El proceso será más efectivo cuanto más rápido circule para obtener el producto final. Consecuencia de ello, es una reducción del tiempo entre el inicio del proceso y su finalización.

• Desplazamiento

Los desplazamientos innecesarios que realiza el personal debido a las actividades que tiene que realizar.

El cliente, en general, no está dispuesto a pagar, lo que no considera como valor. Imaginemos un camarero moviéndose por el restaurante entre las mesas y la cocina sin transportar ningún plato. Es obvio, que si esto es habitual, necesitaremos mas camareros para mover todos los platos, con lo que habrá un incremento de precios para cubrir los gastos de personal. Al final, el cliente pagara nuestras ineficiencias.

• Espera

Toda aquella situación en que algo o alguien se espera en el proceso por alguna razón.

Piensa en cuantas ocasiones debes dejar un proceso en espera hasta obtener la validación de alguien, conseguir la información necesaria o, simplemente, que te expliquen como ejecutar la tarea.

• Transporte

Similar al muda de movimiento pero en este caso de los materiales u otros elementos los que necesitan ser transportados. Excepto en empresas de transporte, el transporte interno y externo no es una aportación de valor al proceso.

• Sobreproceso

Cualquier tipo de tarea duplicada implica una ineficiencia.

Son un ejemplo los bucles iterativos en el desarrollo de un producto, un reetiquetado de una paquete por error en el primer etiquetado o, simplemente, volver a reunirte para explicar nuevamente lo mismo a otras personas, etc.

Lo que debería ser una serie de pasos sencillos y directos, por diferentes motivos se convierte en una especie de laberinto que hay que recorrer.

• Defectos

O errores, todo aquel resultado, en cualquier parte del proceso, que no cumple con las expectativas definidas y genera la necesidad de reprocesar o realizarlo de nuevo. Toda una serie de recursos que no han conseguido el resultado que se esperaba de los mismos.

• Talento

No aprovechar el conocimiento y experiencia que pueden aportar las personas que forman parte de la empresa y que son los principales conocedores del día a día de los procesos.

Mudas, gestión de los mismos

Una vez identificados los muda dentro de nuestras actividades, indiferentemente de la tipología de muda que sea, el siguiente paso es decidir si es un muda “necesario” sobre el que no podemos actuar al ser un requisito legal, normativo, requisito de cliente, decisión de la dirección… (aunque siempre hay que pensar en maneras más sencillas y óptimas de cumplir estos requerimientos).

En caso de no ser un muda necesario, los pasos a seguir con cada uno de los mudas detectados serían los siguientes:

Una vez se haya pasado por este proceso de ECRS el proceso será mas simple en actividades que no aportan valor, serán necesarios menos recursos (tiempo, esfuerzo, materias primeras, energía,…) para la ejecución del mismo, será más productivo, se habrán mejorado los plazos iniciales y reducido sus problemas.

La gestión del muda es una de las herramientas básicas del sistema Lean que siempre aportan a la mejora continua de los procesos.